Gestión documental
Transformación digital de los procesos archivísticos
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental en el Ecuador es el conjunto de procesos técnicos, administrativos y normativos orientados a organizar, conservar, digitalizar y garantizar el acceso seguro y oportuno a la información producida por entidades públicas y privadas. En el contexto ecuatoriano, esta práctica se enmarca en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos, emitida por el Archivo Nacional del Ecuador, lo que asegura transparencia, eficiencia administrativa, cumplimiento legal y preservación de la memoria institucional.
Una correcta gestión documental permite optimizar recursos, reducir costos, fortalecer la rendición de cuentas y facilitar la toma de decisiones estratégicas en beneficio de la sociedad y de las organizaciones.
Conoce acerca de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos en el siguiente enlace RTNOMAP.
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos
¿Cómo la gestionamos?
La gestión documental se gestiona a través de un ciclo organizado de actividades que aseguran que la información producida por una entidad, ya sea pública o privada, se mantenga ordenada, accesible, segura y útil durante todo su ciclo de vida. En el contexto ecuatoriano, este proceso sigue las directrices de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos y suele comprender:
Diagnóstico inicial → Identificación del estado de los archivos y necesidades de la institución.
Planificación → Diseño de políticas y procedimientos ajustados a la normativa nacional e internacional.
Clasificación y organización → Ordenar la documentación según series, subseries y valores documentales.
Digitalización y respaldo → Conversión a formatos electrónicos certificados, con medidas de seguridad.
Automatización de procesos → Implementación de sistemas de gestión documental y flujos digitales.
Conservación y preservación → Custodia física y digital para garantizar la integridad a largo plazo.
Acceso y consulta → Facilitar el uso de la información de forma segura, ágil y confiable.
Depuración y eliminación controlada → Retiro responsable de documentos sin valor administrativo, legal o histórico.
Monitoreo y mejora continua → Revisión periódica de procesos para cumplir con estándares y optimizar recursos.
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